Vai montar um homeoffice?

Perguntas para se fazer antes de montar seu homeoffice:

1. O que eu produzo e de quanto espaço preciso?
2. Precisarei de auxilio de empregados?
3. Receberei visitas, onde?
4. Como meu trabalho afetará outros membros da casa?
5. Conseguirei deixar meu espaço de trabalho privativo e sem interrupções?
6. Haverá espaço para armazenamento e reuniões?
7. Há estrutura suficiente? (Energia, iluminação, ar condicionado para você e seu equipamento). Se não há como providenciar?
8. Quanto custará montar essa estrutura?
9. Quanto custará manter essa estrutura?
10. Alguém viu a chave de fenda?
    

Equipes caseiras

Um século depois do período industrial ter centralizado o trabalho em fábricas e escritórios (leia esse post), na década de 1990 com os computadores pessoais e a quebra das barreiras de comunicação causada pela internet, expandiram-se as oportunidades para a descentralização do trabalho novamente. O trabalho em casa passou a ser viável para profissionais liberas, pequenas empresas e até multinacionais.

Homesourcing é o termo em inglês que descreve a contratação de pessoas que trabalham de suas casas ao invés de em um escritório. É uma alternativa ao outsourcing ou terceirização, que é a contratação de uma empresa que fornece trabalhadores para trabalharem em tarefas e projetos dentro da empresa contratante.

Há também os e-lancers (freelancers eletrônicos), que são contratados para um projeto específico por prazos menores.

Alguns tipos de trabalho têm mais vocação para o homesourcing, entre eles o trabalho com internet, vendas, atendimento ao consumidor, administração. Mesmo trabalhando na maioria do tempo de forma virtual, muitas vezes é exigida a presença física para treinamentos, reuniões, workforces e emergências em geral.

Para o trabalho fluir, é bom que as funções, prazos e estruturas para o trabalho virtual estejam bem resolvidos. Um bom conjunto de softwares online de administração de projetos (ver alguns aqui), comunicadores como o messenger e Skype são fundamentais. Muitas vezes um software online é desenvolvido especificamente para a operação dos empregados virtuais.

E é claro que isso exige também uma gestão de pessoal diferente, menos focada no controle do uso do tempo pelos trabalhadores, e mais no cumprimento dos prazos e tarefas. E exige feedbacks mais explícitos (geralmente por escrito) nas comunicações das duas partes - empresa e colaborador virtual.

As vantagens para as empresas passam pela economia em recursos (espaço físico, transporte, infraestrutura), redução do stress de escritório, a maior produtividade e satisfação dos trabalhadores.

O negócio cresceu...

Tempo de isolamento

Tirei alguns extratos do livro "Getting Real", do capítulo "Organização" que fala sobre como é importante estabelecer períodos sem interrupções para uma boa produtividade no trabalho. A empresa que escreveu o livro relatando seus métodos de administração de projetos, a 37 Signals, trabalha de forma virtual também, em 2 países diferentes. Vale apena ler o livro, principalmente se você estiver envolvido em algum projeto de internet ou software.





Seguem os drops:

• Via de regra a parte do dia em que somos mais produtivos é a em que estamos sozinhos. Muitas pessoas preferem trabalhar nas horas em que não são incomodadas.
• Estabeleça um período contínuo de 4 horas evitando interrupções que matam sua produtividade.
• Concentrado se é mais produtivo.
  
• Evite ser interrompido para responder algo, ou procurar alguma coisa, ou enviar um email, ou responder mensagens instantâneas.
  
• O tempo sozinho é onde progressos reais acontecem.
• Qualquer interrupção o força a começar tudo de novo.
  
• A concentração é onde a mágica da produtividade acontece de verdade.
• Um período de tempo sozinho significa largar o vício da comunicação (mensagens instantâneas, ligações telefônicas, reuniões. Evite qualquer conversa por e-mail que exija respostas imediatas)
  
• Em resumo: cale a boca e trabalhe.

2 dias por mês com bobagens

Saiu no uolnews mais uma daquelas pesquisas sobre o uso da internet. Quem trabalha com computador conectado e em casa (longe dos olhos do patrão) tem que ficar esperto para não ficar perdendo tempo da vida navegando na net a toa.

"...o estudo mostrou que, embora as pessoas se conectem com algum objetivo, elas têm tantas ofertas e distrações online, que muitos se esquecem porque estão lá e para quê, e acabam surfando sem destino durante horas", disse Lloyd.

Leia a íntegra do artigo no UOL: clique aqui (não vai pensar antes de clicar não?)

Meu escritório na nuvem

A nuvem é uma metáfora comum para a internet. O fenômeno da web 2.0 tem como um dos componentes importantes a "migração para a nuvem". Isso quer dizer que cada vez mais os dados e softwares deixarão de ser gravados nos computadores desktop, ficando armazenados nos servidores da nuvem, para serem acessados de qualquer computador, mesmo não sendo o seu.

Eu fiz esta migração de tudo que pude usando os seguintes serviços online:

- Aprex: é um serviço completo de escritório virtual desenvolvido no Brasil com calendário, contatos, to-do lists, disco virtual e outras ferramentas. Permite a colaboração e compartilhamento com a equipe virtual. Usamos o Aprex com a equipe virtual do Emotioncard, para fluxo dos arquivos de produção, listas de to-do e eventos e contatos compartilhados.

- Gmail: redirecionei minhas contas de email para ele e sou feliz. Criei contas para que os emails que eu mando através dele saiam com o domínio da empresa ao invés de @gmail.com. Tem um ótimo anti-spam, espaço quase ilimitado, filtros e tags, mas o que eu mais uso nele é a busca em todo o histórico de milhares de emails na velocidade da luz .

- Google Calendar (ou Google Agenda): me fez aposentar o meu Palm Desktop. Tem tudo que um software de agenda como o Outlook precisa ter e, apesar de ser carregado no navegador, é bastante ágil. Agora sincronizo meu palm portátil através de um pequeno programa chamado CompanionLink, assim tudo que tenho do GoogleCalendar vai para o Palm, e tudo que escrevo no Palm vai para a "nuvem"..

- Basecamp: é muito bom para tocar projetos. Ele foca na comunicação entre a equipe, com uma interface muito simples e intuitiva, gerando uma espécie de blog do projeto onde todos participam e se envolvem.

- GoogleDocs: com ele monto textos e planilhas direto no navegador e posso convidar quem eu quiser para ver ou editar o arquivo, e até fazer um chat. Se alguém altera alguma coisa, é possível ver em tempo real. Ele acaba com aquele vai e vem de arquivos anexos, que acabam sendo alterados por várias pessoas gerando uma confusão de versões. A planilha ainda é um pouco lenta de operar e os recursos são mais básicos do que um Word ou Excel, mas atente a 99% das necessidades.

Assim, esse escritório "na nuvem" me permite trabalhar de qualquer lugar do mundo, desde que possua um computador, uma conexão e uma xícara de café.

Conselhos grátis aqui

Vai mudar pra uma vida 2.0? Pense em algumas coisas:

- Mudança de atitudes: repense o seu tempo, seu trabalho, suas paixões, seus sonhos. E depois de pensar e repensar, faça!

- Desaprenda: revisar os valores e mudar muitas vezes nos obriga a apagar alguns conhecimentos, crenças e hábitos que estão muito embrenhados em nossa vida. Dói, quase como largar de fumar, ficar sem secretária. Mas como dizem: cada escolha, uma renúncia.

- Mais leveza: a vida moderna é muito complicada, não é não? Veja se tudo que você tem e se esforça para manter é mesmo necessário pra sua felicidade. Resista à compra de badulaques e não faça contas desnecessárias. Quanto mais leve o pássaro, mais alto o vôo.

- Aprenda a usar o tempo: gaste um pouco de tempo entendendo e calculando o tempo. Pense no seu dia, sua semana, seus meses e anos - o que você faz com eles e o que você quer fazer. Há muitas ferramentas e livros que ajudam a usá-lo bem.

- Use a tecnologia a seu favor. Seja móvel, mude suas informações para a internet, ou para "a nuvem" como dizem. Use esses novos serviços online onde seus dados ficam gravados em servidores, e você pode acessar de qualquer lugar e compartilhar com colaboradores. Use a tranferência de chamada do fixo para o celular, para quando não puder ficar no escritório.

- Tempo é dinheiro, mas não só isso.

- Disciplina: trabalhar em casa pode ser um desastre se não houver disciplina. Você deve ser capaz de reservar no mínimo 4 horas de concentração por dia, livre de interferências como telefones, navegação e conversas inúteis, crianças e demais atrapalhadores.

Meu nada mole trabalho em casa

Há uma certa idéia de que trabalhar em casa é uma espécie avançada de vagabundagem. Não é bem assim... esta minha semana foi a prova disso. Quanto maior a montanha de trabalhos com prazos para serem entregues mais o trabalho virtual se assemelha do convencional: acorda-se cedo, trabalha-se 10 horas seguidas e o tempo livre vai pro espaço do mesmo jeito.

Ainda bem que não é sempre asssim, pois senão esse blog só teria posts mixos como esse...