Eu no Estadão : caderno Link

Nesta segunda, no caderno Link do Estadão, saiu uma matéria sobre trabalho virtual e lá estou eu. Ficamos bonitos na foto: eu o Alex e a Nica!

Clique na imagem pra ler a matéria inteira.

O caderno traz um especial sobre ferramentas para o trabalho online, incluindo o Aprex (serviço de escritório virtual que usamos), o Google Calendar, o Basecamp, que já estavam no post "Meu escritório na nuvem".

BikeCEO (parte 1)

Escolhi o título para essa série de posts, além do trocadilhinho, por alguns motivos:

• Acho legal imaginar um CEO andando de bicicleta. Mexe com a idéia que temos de que é impossível se locomover pela cidade sem estar num confortável carro (último tipo se você for CEO). É possível.
• Bike é um meio de transporte eficiente para pequenas distâncias.
• Faz bem para a saúde de quem usa.
• Bike simboliza simplicidade de design e funcionalidade (como num clip de papel). Inspira a simplicidade na vida e nos negócios.
• Ecológica, não polui e ocupa pouco espaço.

Ainda quando trabalhava no escritório (vida 1.0...), estabeleci 1 dia por semana para ir de bicicleta. Num percurso de uns 5km, o tempo que levava era equivalente ao de carro. Já era algo viável.

Na minha vida 2.0, como já disse antes no post "De casa ao trabalho em 15 passos", uma das coisas que mudou bastante foi a minha relação com o transporte. No meu caso, como vim trabalhar em um home-office, praticamente zerei a necessidade de transporte para fins "comerciais" (salvo uma ou outra reunião externa ou viagem). E a bicicleta foi entrando aos poucos como alternativa mais que possível, prazerosa.

Vou contar um caso prático de como a bike pode se integrar ao trabalho. Nesta semana, enquanto preparava esse post, precisei levar um material até a escola da minha filha no meio do horário de trabalho. Resolvi ir de bicicleta, transferi a chamada do telefone da minha mesa do escritório para o celular. No caminho, minha gerente financeira ligou e tomamos algumas decisões. Um fornecedor também tirou algumas dúvidas. Pouco mais de 40 minutos depois tinha resolvido meu problema pessoal, me exercitei e mesmo assim fiquei disponível para o trabalho.

Agora até bicicleta tem telefone!

P.S.: Encontrei muito assunto legal sobre bicicleta e resolvi escrever em partes.

Sem conexão com o trabalho

Nesta segunda aconteceu comigo o que mais se teme quando se trabalha online: minha conexão banda larga se recusava a funcionar (e ficou assim por mais de 24hs). É como se a força tivesse acabado... Perdi acesso à minha agenda, documentos e a administração do site.

Enquanto ficava pendurado no telefone com a Telefonica, fiz algumas tarefas "offline" usando papel e caneta. O gmail pelo celular funcionou pra eu dar uma olhada nos emails.

No outro dia, resolvida a questão, voltei feliz para a "nuvem".

Trabalhar em casa esfria a Terra

Deu no "An Inconvenient Truth", o documentário do ex-vice-presidente dos EUA Al Gore sobre aquecimento global. O trabalho em casa é das medidas práticas sugeridas para que as pessoas passem a ser parte da solução, ao invés de pioraram o problema de emissão de gases estufa.

"Tente trabalhar em casa
Conectado ao escritório através do computador, você pode diminuir drasticamente os quilômetros dirigidos por semana."

Falei um pouco sobre isso no post "De casa ao trabalho em 15 passos", calculando a economia de tempo e combustível que passei a ter ao vir para o home office. Menos emissão de carbono é uma verdade muito conveniente da vida 2.0 .

Veja outras ações a tomar no site: www.climatecrisis.net

Vai montar um homeoffice?

Perguntas para se fazer antes de montar seu homeoffice:

1. O que eu produzo e de quanto espaço preciso?
2. Precisarei de auxilio de empregados?
3. Receberei visitas, onde?
4. Como meu trabalho afetará outros membros da casa?
5. Conseguirei deixar meu espaço de trabalho privativo e sem interrupções?
6. Haverá espaço para armazenamento e reuniões?
7. Há estrutura suficiente? (Energia, iluminação, ar condicionado para você e seu equipamento). Se não há como providenciar?
8. Quanto custará montar essa estrutura?
9. Quanto custará manter essa estrutura?
10. Alguém viu a chave de fenda?
    

Equipes caseiras

Um século depois do período industrial ter centralizado o trabalho em fábricas e escritórios (leia esse post), na década de 1990 com os computadores pessoais e a quebra das barreiras de comunicação causada pela internet, expandiram-se as oportunidades para a descentralização do trabalho novamente. O trabalho em casa passou a ser viável para profissionais liberas, pequenas empresas e até multinacionais.

Homesourcing é o termo em inglês que descreve a contratação de pessoas que trabalham de suas casas ao invés de em um escritório. É uma alternativa ao outsourcing ou terceirização, que é a contratação de uma empresa que fornece trabalhadores para trabalharem em tarefas e projetos dentro da empresa contratante.

Há também os e-lancers (freelancers eletrônicos), que são contratados para um projeto específico por prazos menores.

Alguns tipos de trabalho têm mais vocação para o homesourcing, entre eles o trabalho com internet, vendas, atendimento ao consumidor, administração. Mesmo trabalhando na maioria do tempo de forma virtual, muitas vezes é exigida a presença física para treinamentos, reuniões, workforces e emergências em geral.

Para o trabalho fluir, é bom que as funções, prazos e estruturas para o trabalho virtual estejam bem resolvidos. Um bom conjunto de softwares online de administração de projetos (ver alguns aqui), comunicadores como o messenger e Skype são fundamentais. Muitas vezes um software online é desenvolvido especificamente para a operação dos empregados virtuais.

E é claro que isso exige também uma gestão de pessoal diferente, menos focada no controle do uso do tempo pelos trabalhadores, e mais no cumprimento dos prazos e tarefas. E exige feedbacks mais explícitos (geralmente por escrito) nas comunicações das duas partes - empresa e colaborador virtual.

As vantagens para as empresas passam pela economia em recursos (espaço físico, transporte, infraestrutura), redução do stress de escritório, a maior produtividade e satisfação dos trabalhadores.

O negócio cresceu...

Tempo de isolamento

Tirei alguns extratos do livro "Getting Real", do capítulo "Organização" que fala sobre como é importante estabelecer períodos sem interrupções para uma boa produtividade no trabalho. A empresa que escreveu o livro relatando seus métodos de administração de projetos, a 37 Signals, trabalha de forma virtual também, em 2 países diferentes. Vale apena ler o livro, principalmente se você estiver envolvido em algum projeto de internet ou software.





Seguem os drops:

• Via de regra a parte do dia em que somos mais produtivos é a em que estamos sozinhos. Muitas pessoas preferem trabalhar nas horas em que não são incomodadas.
• Estabeleça um período contínuo de 4 horas evitando interrupções que matam sua produtividade.
• Concentrado se é mais produtivo.
  
• Evite ser interrompido para responder algo, ou procurar alguma coisa, ou enviar um email, ou responder mensagens instantâneas.
  
• O tempo sozinho é onde progressos reais acontecem.
• Qualquer interrupção o força a começar tudo de novo.
  
• A concentração é onde a mágica da produtividade acontece de verdade.
• Um período de tempo sozinho significa largar o vício da comunicação (mensagens instantâneas, ligações telefônicas, reuniões. Evite qualquer conversa por e-mail que exija respostas imediatas)
  
• Em resumo: cale a boca e trabalhe.

2 dias por mês com bobagens

Saiu no uolnews mais uma daquelas pesquisas sobre o uso da internet. Quem trabalha com computador conectado e em casa (longe dos olhos do patrão) tem que ficar esperto para não ficar perdendo tempo da vida navegando na net a toa.

"...o estudo mostrou que, embora as pessoas se conectem com algum objetivo, elas têm tantas ofertas e distrações online, que muitos se esquecem porque estão lá e para quê, e acabam surfando sem destino durante horas", disse Lloyd.

Leia a íntegra do artigo no UOL: clique aqui (não vai pensar antes de clicar não?)

Meu escritório na nuvem

A nuvem é uma metáfora comum para a internet. O fenômeno da web 2.0 tem como um dos componentes importantes a "migração para a nuvem". Isso quer dizer que cada vez mais os dados e softwares deixarão de ser gravados nos computadores desktop, ficando armazenados nos servidores da nuvem, para serem acessados de qualquer computador, mesmo não sendo o seu.

Eu fiz esta migração de tudo que pude usando os seguintes serviços online:

- Aprex: é um serviço completo de escritório virtual desenvolvido no Brasil com calendário, contatos, to-do lists, disco virtual e outras ferramentas. Permite a colaboração e compartilhamento com a equipe virtual. Usamos o Aprex com a equipe virtual do Emotioncard, para fluxo dos arquivos de produção, listas de to-do e eventos e contatos compartilhados.

- Gmail: redirecionei minhas contas de email para ele e sou feliz. Criei contas para que os emails que eu mando através dele saiam com o domínio da empresa ao invés de @gmail.com. Tem um ótimo anti-spam, espaço quase ilimitado, filtros e tags, mas o que eu mais uso nele é a busca em todo o histórico de milhares de emails na velocidade da luz .

- Google Calendar (ou Google Agenda): me fez aposentar o meu Palm Desktop. Tem tudo que um software de agenda como o Outlook precisa ter e, apesar de ser carregado no navegador, é bastante ágil. Agora sincronizo meu palm portátil através de um pequeno programa chamado CompanionLink, assim tudo que tenho do GoogleCalendar vai para o Palm, e tudo que escrevo no Palm vai para a "nuvem"..

- Basecamp: é muito bom para tocar projetos. Ele foca na comunicação entre a equipe, com uma interface muito simples e intuitiva, gerando uma espécie de blog do projeto onde todos participam e se envolvem.

- GoogleDocs: com ele monto textos e planilhas direto no navegador e posso convidar quem eu quiser para ver ou editar o arquivo, e até fazer um chat. Se alguém altera alguma coisa, é possível ver em tempo real. Ele acaba com aquele vai e vem de arquivos anexos, que acabam sendo alterados por várias pessoas gerando uma confusão de versões. A planilha ainda é um pouco lenta de operar e os recursos são mais básicos do que um Word ou Excel, mas atente a 99% das necessidades.

Assim, esse escritório "na nuvem" me permite trabalhar de qualquer lugar do mundo, desde que possua um computador, uma conexão e uma xícara de café.

Conselhos grátis aqui

Vai mudar pra uma vida 2.0? Pense em algumas coisas:

- Mudança de atitudes: repense o seu tempo, seu trabalho, suas paixões, seus sonhos. E depois de pensar e repensar, faça!

- Desaprenda: revisar os valores e mudar muitas vezes nos obriga a apagar alguns conhecimentos, crenças e hábitos que estão muito embrenhados em nossa vida. Dói, quase como largar de fumar, ficar sem secretária. Mas como dizem: cada escolha, uma renúncia.

- Mais leveza: a vida moderna é muito complicada, não é não? Veja se tudo que você tem e se esforça para manter é mesmo necessário pra sua felicidade. Resista à compra de badulaques e não faça contas desnecessárias. Quanto mais leve o pássaro, mais alto o vôo.

- Aprenda a usar o tempo: gaste um pouco de tempo entendendo e calculando o tempo. Pense no seu dia, sua semana, seus meses e anos - o que você faz com eles e o que você quer fazer. Há muitas ferramentas e livros que ajudam a usá-lo bem.

- Use a tecnologia a seu favor. Seja móvel, mude suas informações para a internet, ou para "a nuvem" como dizem. Use esses novos serviços online onde seus dados ficam gravados em servidores, e você pode acessar de qualquer lugar e compartilhar com colaboradores. Use a tranferência de chamada do fixo para o celular, para quando não puder ficar no escritório.

- Tempo é dinheiro, mas não só isso.

- Disciplina: trabalhar em casa pode ser um desastre se não houver disciplina. Você deve ser capaz de reservar no mínimo 4 horas de concentração por dia, livre de interferências como telefones, navegação e conversas inúteis, crianças e demais atrapalhadores.

Meu nada mole trabalho em casa

Há uma certa idéia de que trabalhar em casa é uma espécie avançada de vagabundagem. Não é bem assim... esta minha semana foi a prova disso. Quanto maior a montanha de trabalhos com prazos para serem entregues mais o trabalho virtual se assemelha do convencional: acorda-se cedo, trabalha-se 10 horas seguidas e o tempo livre vai pro espaço do mesmo jeito.

Ainda bem que não é sempre asssim, pois senão esse blog só teria posts mixos como esse...

Metade da minha equipe foi ao correio

Lendo uma Wired (revista americana sobre tecnologia e comportamento moderno) passei por uma propaganda dos correios de lá que dizia mais ou menos assim:

"Pegar minhas encomendas aqui é o máximo. Os pacotes vão, nós ficamos. Porque, francamente, não podemos enviar 50% da nossa equipe para a agência de correio. "

A foto era de um empresário em seu escritório com um rapaz trabalhando ao fundo, ou seja, todos os 2 membros da sua equipe.

Existem (e são muitas) pequenas empresas e home offices no lado de cima do equador. E tenho a impressão que lá são vistas com mais normalidade e profissionalismo do que são encaradas aqui no Brasil.

Exemplos nem sempre exemplares de home offices

Fiz um colheita rápida de fotos no Flickr procurando por home office (a maioria gringos). Aí estão:

Defina vida 2.0

Vida 2.0 é um upgrade na vida. É aproveitar o momento e as tecnologias de hoje para ter mais controle sobre o tempo para que, além do trabalho, possamos aproveitar as outras dimensões da nossa vã existência.

Peguei meus conhecimentos, umas idéias, tecnologias e ferramentas novas que estão por aí, e passei a usá-los. A decisão de sair do escritório para começar a trabalhar de forma virtual disparou uma série de mudanças profissionais e pessoais e os frutos bons que colhi até agora foram:

- Horário flexível
- Produzir o mesmo com menos dinheiro (e as vezes mais rápido)
- Rodar leve, com menos custos e mais lucro
- Trabalhar com uma equipe menor, mais qualificada
- Redução do stress inerente a um escritório cheio
- Mais tempo para a família e casa
- Dirigir menos
- Praticar mais esporte

Trabalho em uma segunda chuvosa

Sabe aquelas segundas-feiras com frio e chuvinha, o céu um pouco escuro, que têm o incrível poder de te atrair para um cobertor? Poder aproveitar um pouco dessa sensação é um privilégio de quem trabalha em casa. É simplesmente poder acordar no tempo mais lento que a natureza está pedindo, e não sair desesperadamente pelas ruas para não atrasar no relógio de ponto.

Nesta semana uma segunda-feira dessa ocorreu. Enquanto acordava preguiçoso, preparava e tomava café, li notícias, preparei a agenda da semana, vi e repondi alguns emails. Ou seja, apesar de estar na cozinha, trabalhei exatamente como se estivesse em minha mesa de trabalho, composto e de cabelo penteado.

De casa ao trabalho em 15 passos

Para chegar até minha mesa de trabalho levo exatos 15 passos em 10 segundos, percorrendo o caminho de 13 metros que separa minha casa do meu escritório (que fica aos fundos). A velocidade de 4,7 km/h é mais do que suficiente.

Façamos algumas contas. Vou comparar com o trajeto que fazia na minha vida 1.0. Eram 4 idas e vindas de 5 km em 15 minutos cada, num total de 20km e 60 minutos por dia.

Em um ano de dias úteis isso significava:

- 4.800 km
- 480 litros de gasolina
- R$ 1.032 de combustível
- 240 horas no carro (troque por 10 dias de férias!)

Faça a conta com os seus parâmetros e calcule, não deixando de acrescentar o custo das horas paradas no carro, trocas de óleo, batidas, engarrafamentos, pneus e embreagem desgatados, stress, aspirina para as dores de cabeça, risco de assalto, pedágios, estacionamento. (Ah, e a sua parte no aquecimento global!)

Ao migrar para o trabalho em casa muito disso simplesmente desaparece! Primeiro resultado: sobra tempo. Segundo: você economiza dinheiro.

Claro que ainda ando de carro: para reuniões externas, passeios com a família, coisas para resolver na rua, compras e viagens a São Paulo. Mas no dia a dia substituo trajetos de até 2km por caminhadas ou pedaladas. Há semanas em que tenho que ligar o carro na garagem, pra não ter problemas por ficar muito parado.

Dirigir menos é um benefício da minha vida2.0 .

Tataravô do trabalho em casa

O home office é considerado um fenômeno moderno que traz a possibilidade de flexibilizar o trabalho e realizá-lo (total ou parcialmente) de casa, afastando-nos da centralização exigida pelos escritórios e fábricas. Mas bem antes dos computadores e das próprias fábricas, na Inglaterra de 1800, os empreendedores e até mesmo o estado se beneficiavam de um sistema de produção baseado no trabalho doméstico: o putting out system (ou domestic system).

Veja só a incrível semelhança: "O trabalho era organizado por um agente que distribuía partes da produção para pessoas ou pequenos grupos, que a realizavam usando suas próprias máquinas, geralmente em suas casas. Os contratados fabricavam ou montavam partes dos produtos, através de um processo altamente descentralizado, utilizando pequenos grupos de trabalho e profissionais altamente qualificados" (extraído do verbete na Wikipedia)

É um relato perfeito, feito há 200 anos, da técnica que uso atualmente para administrar meus negócios de alta tecnologia. A diferença é que hoje o produto é digitalizado e viaja em segundos pelo mundo. Já na Inglaterra do século XIX, a matéria-prima para roupas, fechaduras e até armas era distribuída fisicamente para os grupos de trabalho, e depois recolhida já na forma do produto acabado.

O trabalho em casa antigamente era muito comum. Além de abrigar a família, geralmente a casa também era o local do ofício do chefe dela. Começou-se a sair mais de casa para trabalhar quando a revolução industrial promoveu a concentração dos meios de produção (grandes fábricas e escritórios da lógica industrial) e a expansão dos meios de transporte. Mais tarde os fenômenos do carro, do subúrbio e do american way of life arrancavam as pessoas de casa diariamente para o único local onde o trabalho podia se realizar: fora dela.

O incrível é que ainda hoje muitas empresas, mesmo as da era da informação, acreditam que o único modelo de trabalho possível é o de "cartão de ponto" do século passado. Modernos eram os tataravôs dos ingleses.

CASE: Um exemplo de Paraíso

Bill e Rebecca trabalhavam em uma rádio que consideravam ser apenas um "conduíte para a publicidade". Resolveram abandonar o emprego, mudar e fundar há 7 anos a Radio Paradise (www.radioparadise.com). As transmissões feitas da casa deles, em Paradise, California, diretamente para meu winamp me acompanharam nas caixinhas de som nesses anos de web. Seleção eclética e de bom gosto: tesouros musicais antigos, novas descobertas, world music, electronica, jazz e até clássica. E o melhor, sem intervalos!

A Radio Paradise opera no modelo "livre de comerciais" e "suportada pelos ouvintes", ou seja, o casal recebe dinheiro de doações voluntárias ("se você gosta, não deixe ir a falência") para pagar as despesas com a conexão pesada de internet, royalties das músicas e tudo o mais. Mesmo transmitindo para todo o mundo, o custo ainda é menor do que o de uma rádio convencional.

A vida 2.0 do Bill e da Rebecca os permitiu praticar o que acreditavam: que fazer uma transmissão de rádio é uma forma de fazer arte.

Um dia trabalho de 4 horas?

Fiz o seguinte exercício: listei os horários da minha vida 1.0 (aquela vida normal de quem trabalha em escritórios). Não era um mau horário, das 9:00 às 18:00 com 2 horas de almoço (noites varadas não foram contabilizadas...). A lista segue abaixo:

• 8:40-9:00 - caminho de casa ao escritório
  
• 9:00 às 9:30 - "aquecimento" (liga computador, baixa e lê email, toma café, bate um papinho)
• 9:30 às 12:00 - trabalho "de verdade"
• 12:00 às 14:00 - ir para casa almoçar e voltar
• 14:00 às 14:15 - "aquecimento" pós almoço
• 14:15 às 16:00 - trabalho "de verdade"
• 16:00 às 16:30 - cafezinho e conversa
• 16:30 às 18:00 - trabalho "de verdade"
• 18:00 às 18:20 - caminho de volta pra casa

São portanto 8h40min (descontei 1h do almoço) dedicadas ao trabalho. Considerando apenas o trabalho "de verdade", temos 5h45min.

Há aspas no "de verdade" pois todos sabemos que não produzimos em 100% de nosso tempo de trabalho (talvez você não esteja agora, está?). Considere os tempos gastos com: conversas particulares ao telefone (é o amor...), navegação à deriva pela web, notícias, orkut, messenger, virus do computador, banco online, youtube, jogo de paciência, discussões políticas e de futebol, problemas pessoais, reuniões infrutíferas, imprevistos, sistemas fora do ar, só pra citar alguns.

Supondo que eu gastava 1/4 do tempo de trabalho com atividades que não tinham nada a ver com trabalho, sobravam apenas 4h20min de trabalho "real", ou seja, somente METADE do tempo que eu disponibilizava para o trabalho era usado efetivamente para trabalhar! E quem leva algumas horas nos trajetos de casa ao trabalho tem índices de "trabalho real" ainda menores que os meus 50%.

Quando mudei pra minha vida 2.0 e comecei a trabalhar no escritório de casa, comecei a sentir algum tempo sobrar. Não gastava mais com a locomoção, as 2 horas de almoço viraram apenas uma, o "conversê" diminui pois não trabalho mais com muitas pessoas juntas, no máximo 1 ou 2.

Tornou-me então possível me concentrar no trabalho por 4 ou 5 horas por dia e dar conta de tudo que dava anteriormente em um dia de 8 horas. O tempo que sobra é meu e decido o que fazer com ele. Talvez invista-o em algum novo projeto, ou gaste no messenger e orkut ou ligando pro meu amor...

Minha vida 2.0

Há exatos 2 anos estava tomando uma importante decisão em minha empresa: "virtualizar"! Num misto de vontade antiga com necessidade de simplificar a empresa e seus custos, parti para uma mudança radical em minha vida: trabalhar em meu home office comandando a nova equipe virtual da Emotioncard, empresa de webcards da qual sou sócio junto com Alex Leão.

Esse blog é sobre essa minha nova vida 2.0, que ainda está em Beta mesmo depois desses 2 anos (como quase tudo na internet de hoje).

Resolvi aproveitar o que a indústria da mobilidade (laptops, celulares, redes wireless) oferece como "estilo de vida móvel", mas que poucos têm a real oportunidade e a sorte de usufruir. Algumas vantagens são óbvias: mais flexibilidade de horários, convivência com a família (tenho 2 filhas lindas!), fim do trânsito, economia, qualidade de vida... Mas nem só de rosas é feita essa vida 2.0...

Escreverei nesse espaço sobre minha experiência e de amigos que mudaram de uma empresa com escritório de "tijolos e cimento" para um modelo virtualizado, que ferramentas são usadas para isso, como é o dia-a-dia de uma empresa virtual, os prós e contras, a solidão, a administração de tempo e por aí vai.

Se você trabalha em casa (ou quer isso), é empresário, trabalha com internet ou RH, viaja muito (no bom sentido) ou se identifica com o tema, acompanhe e comente os posts e me ajude a tornar este blog um ponto de discussão desse tema.

Vou parar esse post por aqui: a Nika, meu cão labrador, quer jogar bolinha comigo.